Styret og daglig leder:

Begynn med behovene, ikke med det som irriterer. Be daglig leder svare på. Hva trenger du fra styret for å lykkes de neste seks månedene?

Svaret kan være hjelp til prioriteringer, sparring om en satsing eller raskere avklaringer. Styret bør på sin side beskrive hva det trenger fra daglig leder, da forventningsavklaringer er viktige. Det gir bedre beslutningsgrunnlag, tydeligere anbefalinger eller tidligere beskjed om avvik.

Gjør forventningene konkrete. «Bedre kommunikasjon» er vanskelig å følge opp. «Vi trenger å få vite om vesentlige forsinkelser før neste styremøte» gir en tydeligere beskjed.

Daglig leder bør vite hvilket handlingsrom som følger av vedtatte planer, instrukser og fullmakter, og hvilke saker som må til styret.

Bruk konkrete situasjoner fra egen virksomhet. Ansettelser, investeringer, større kundeavtaler eller endringer i tjenestetilbudet.

Se for dere en bedrift med 15 ansatte. Daglig leder vil erstatte en medarbeider som har sluttet. Samtidig vurderes en ny salgsstilling for å etablere virksomheten i et annet marked.

Begge sakene gjelder ansettelse, men den siste innebærer også et strategisk veivalg. Derfor er det ikke tilstrekkelig å diskutere bare stillingstittel eller lønnskostnad. Dere må se på konsekvensene for virksomheten.

Avtal hvilke saker som krever styrebehandling innenfor gjeldende regler og fullmakter. En beløpsgrense alene avklarer ikke alt.

Styret bør ikke få viktige opplysninger først når handlingsrommet er borte.

Avtal hvilke hendelser som skal meldes raskt. Det kan være fare for å miste en stor kunde, alvorlige leveranseproblemer, press på likviditeten eller bortfall av en nøkkelperson.

En tidlig beskjed trenger ikke inneholde en ferdig løsning. Den kan beskrive hva som har skjedd, hva ledelsen gjør, og når styret får en nærmere vurdering.

Styrets reaksjon har også betydning. Hvis en tidlig melding blir møtt med kritikk før situasjonen er forstått, kan terskelen for å melde fra bli høyere neste gang.

Spør først: Hva vet vi, hva er usikkert, og hva trenger du fra oss?

En kort samtale med styreleder kan hjelpe daglig leder med å sortere en vanskelig sak før den legges frem for styret.

Avtal gjerne et enkelt møte struktur for kontakten. Snakk om kommende beslutninger, utfordringer og behov for støtte.

Vær samtidig tydelig på forskjellen mellom et råd og en beslutning. En positiv kommentar fra styreleder er ikke automatisk en godkjenning fra styret. Saker som krever styrevedtak, må behandles av styret med mindre det foreligger gyldig fullmakt.

Dersom enkeltmedlemmer bistår operativt, bør oppdraget avklares med daglig leder. Medarbeiderne skal slippe å få motstridende beskjeder.

Et godt samarbeid tåler ulike syn. Styret må kunne utfordre ledelsens anbefalinger, og daglig leder må kunne forklare hvorfor et forslag kan bli vanskelig å gjennomføre.

Undersøk hva uenigheten gjelder. Er dere uenige om målet, faktagrunnlaget, risikoen eller fremgangsmåten?

Avslutt diskusjonen med en tydelig oppsummering: Hva er besluttet, hva må undersøkes videre, og hvem følger opp?

Ta også opp samarbeidsproblemer tidlig. Beskriv konkrete hendelser og hva som bør gjøres annerledes, fremfor å tillegge hverandre motiver.

Sett av en halvtime i neste styremøte

La styret og daglig leder forberede svar på de fem spørsmålene hver for seg. Sammenlign svarene, og noter noen få avklaringer om handlingsrom, informasjon og kontakt.

Avtal å vurdere samarbeidet igjen etter tre måneder. Gjør det gjerne også når styret eller daglig leder skiftes ut.

Målet er at daglig leder skal vite når det er riktig å handle selv, når styret må involveres, og hvor det er hjelp å få.