Styrets første møter etter sommeren:
Fem grep som gir retning og fremdrift - Vidar Andersen, Partner, Leder virksomhetsstyring og styrearbeid i Aider
Aider
Høsten er i gang. Nye styremedlemmer skal finne sin plass, strategiske valg skal diskuteres, og neste års budsjett nærmer seg. De første møtene etter sommeren er en god anledning til å samle styret om det viktigste: Hva skal vi bidra til, og hvordan skal vi bruke tiden vår?
Det er lett å fortsette der styret slapp før ferien. Regnskapet gjennomgås, daglig leder orienterer, og sakene behandles i kjent rekkefølge. Før man vet ordet av det, er møtet over.
Fikk styret diskutert det som betyr mest for virksomhetens utvikling? Ble viktige spørsmål avklart? Vet ledelsen hvilke prioriteringer styret forventer at den følger opp?
Styrearbeid handler om verdiskapning. Det krever bevisste valg om både innholdet i møtene og arbeidet mellom dem.
Her er fem grep som kan gi høsten en god start.
5 grep som gir retning og fremdrift
-
-
Styremedlemmer kan ha ulike oppfatninger av både muligheter og utfordringer. Før dere diskuterer veien videre, trenger dere et felles bilde av situasjonen.
Be daglig leder oppsummere utviklingen i økonomi, kunder, medarbeidere, kapasitet og vesentlig risiko. Hva har endret seg siden før sommeren? Hva krever oppmerksomhet nå?
Et godt spørsmål er:
Hva må styret forstå i dag for å kunne ta gode beslutninger de neste månedene?
Nye medlemmer bør også få en innføring i hvordan virksomheten tjener penger, sentrale avtaler og tidligere styrebeslutninger. Det gir bedre forutsetninger for å bidra fra starten.
-
Et godt samarbeid trenger tydelige forventninger. Sett av tid til å snakke om hva daglig leder trenger fra styret, og hva styret trenger fra ledelsen.
Hvor er det særlig behov for sparring? Hvilke saker skal løftes tidlig? Hva bør beslutningsgrunnlaget inneholde?
Be gjerne daglig leder svare på dette:
Hvilke to–tre spørsmål vil det være mest verdifullt å få styrets hjelp til denne høsten?
Styret bør samtidig avklare kravene til rapportering og saksforberedelse. Sakspapirene må gjøre det tydelig hva styret skal vurdere og beslutte.
God rolleforståelse gir rom for både støtte og kritiske spørsmål. Styret skal følge opp virksomheten uten å overta daglig leders operative ansvar.
-
Mange saker er viktige. Noen fortjener særlig oppmerksomhet.
Velg tre prioriteringer som styret skal følge tett gjennom høsten. Det kan være lønnsomhet, strategiske veivalg, kapasitet eller økonomisk handlingsrom.
Vær konkret. «Bedre lønnsomhet» er en ambisjon. «Avklare lønnsomheten i våre tre største tjenesteområder og beslutte nødvendige tiltak før november» gir arbeidet retning.
Tenk på en bedrift som opplever økt omsetning, men svakere resultater. Før styret støtter ytterligere vekst, bør det forstå hva utviklingen skyldes. Er prisene for lave? Har kundemiksen endret seg? Krever leveransene mer bemanning enn forutsatt?
Prioriteringene skal hjelpe styret med å stille de riktige spørsmålene og få sakene frem til beslutning. De kommer i tillegg til styrets løpende oppgaver.
-
Det styret sier er viktig, må få plass i møtene.
Dersom strategi og utvikling alltid behandles til slutt, får disse sakene lett for lite tid. Sett dem tidligere på agendaen når de krever grundig diskusjon.
Skill tydelig mellom saker til orientering, oppfølging, diskusjon og beslutning. Be om at større beslutningssaker viser alternativene, ledelsens anbefaling og vesentlige konsekvenser.
Se også på rekkefølgen gjennom høsten. Kommer strategidiskusjonen tidlig nok til å påvirke neste års budsjett? Får styret vurdert investeringene før virksomheten har bundet seg?
Et årshjul har størst verdi når det hjelper styret med å behandle sakene mens det fortsatt finnes handlingsrom.
-
En god diskusjon må ende i en tydelig avklaring.
Oppsummer hva som er besluttet, hvem som følger opp, og når styret skal få saken tilbake. Skill mellom vedtak, bestillinger til ledelsen og innspill som ledelsen kan vurdere videre.
Bruk en enkel oversikt over åpne oppfølgingspunkter. Hvis fremdriften svikter, må styret forstå hvorfor. Er oppgaven uklar? Mangler det kapasitet? Har forutsetningene endret seg?
Spør også om tiltakene virker. At en ny prisstruktur er innført, betyr ikke nødvendigvis at lønnsomheten har blitt bedre.
-
Ta dette spørsmålet med til neste styremøte:
Hva skal være annerledes ved årsskiftet som følge av styrets arbeid denne høsten?
Bruk svaret til å samle styret om noen få prioriteringer, tydelige forventninger og en konkret plan for oppfølging. Da får dere også et grunnlag for å vurdere styrets eget bidrag når året er omme.
Ønsker du flere perspektiver på styrearbeidet?
I Aiders styre- og ledernettverk møter du andre med ansvar for virksomheters utvikling. Her kan du dele erfaringer, diskutere aktuelle problemstillinger og få faglig påfyll.
Vidar Andersen – Mannen som gjør styrearbeid enkelt, lønnsomt og verdiskapende!
Vidar er partner i Aider og leder business advisory området Virksomhetsstyring og styrearbeid.
Han har solgt over 50.000 bøker, holdt utallige foredrag og hjulpet ledere over hele landet med å navigere i økonomi og virksomhetsstyring.