Nå har vi langt bedre flyt
Da regnskapsansvarlig gikk ut i permisjon, valgte Smart Innovation Norway en interimsløsning fra Aider. Resultatet skulle bli mer effektive rutiner, høyere systemutnyttelse og bedre kontroll. – Vi har fått et løft som vi vil ta med oss langt inn i fremtiden, sier CFO Stian Aasberg Johansen.
Smart Innovation Norway, som holder til i Halden, har langt fra noen ordinær konsernstruktur. De er et forsknings- og innovasjonsselskap med ansatte i flere nordiske land, men uten datterselskaper. I tillegg benytter de en utradisjonell filialstruktur, er selvvalgt non-profit – og mottar bevilgninger fra virkemiddelapparatet.
– Kort sagt er vi en relativt kompleks organisasjon, og det krever litt ekstra av oss på finans, sier Johansen.
To fluer i en smekk
Så da regnskapsansvarlig skulle ut i permisjon, var det ikke bare-bare å finne en erstatning. Men ettersom de allerede hadde en ambisjon om å få mer ut av ERP-systemet sitt, kanskje det var mulig å slå to fluer i en smekk?
– Vi benyttet allerede Aider på systemsupport, og vi visste at de hadde et sterkt systemmiljø med høy kompetanse på løsningen vi bruker. Tanken var derfor å få dem enda tettere på, slik at vi kunne dekke opp for ressursen i permisjon samtidig som vi fikk optimalisert systemutnyttelsen, forteller Johansen.
Robin Aleksander Olsen
Kontorleder, Sarpsborg • Regionsleder, Østfold • Statsautorisert regnskapsfører
90 29 97 98 robin@aider.no LinkedIn
Regnskapsrådgiver fra Aider
Løsningen ble altså å leie inn en regnskapsrådgiver fra Aider. Under permisjonen sitter rådgiveren to dager i uken hos Smart Innovation Norway, hvor han tar for seg alt fra fakturering til avstemming.
– Disse hverdagslige oppgavene går som smurt. Alle de daglige tingene bare sklir, og jeg slipper helt å tenke på det. Da er jeg fornøyd. I tillegg har vi dratt nytte av å ha Aider i bakhånd på for eksempel lønn, hvor de har kunnet gå inn og analysere historikken, sier Johansen.
Langt bedre flyt
Aller viktigst er allikevel de mange små forbedringsprosjektene på systemsiden. Siden samarbeidet med Aider startet, har de fått automatisert og effektivisert arbeidsprosesser og rutiner.
– Før hadde vi mye mailkorrespondanse og manuelle prosesser, mens nå har vi langt bedre flyt. Ting som tidligere måtte gjennom oss på finans, havner nå først på vårt bord når alt er i orden. Smertepunkter som før tok opp mye av tiden min, tenker jeg ikke på lenger, sier han.
Johansen forklarer at disse effektiviseringene gjelder alt fra leverandørfakturaer til reiseregninger og timelister. Det som før måtte sendes til rett person for godkjenning, går nå automatisk basert på logikk.
– Nå trenger vi ikke bruke en ekstern regnskapsfører i det hele tatt. Når regnskapsansvarlig etter hvert kommer tilbake, blir det nærmest en ny onboarding. Såpass annerledes er den nye arbeidshverdagen, sier Johansen.
Rigget for vekst
Mer effektive arbeidsprosesser betyr frigjort tid – tid regnskapsansvarlig kan bruke på mer verdiskapende arbeid.
– Med disse automatiseringene og denne flyten kan vi fokusere mer på proaktivt arbeid og oppfølging. Vi har bedre sanntids- og historiske data, som også gjør at de interne ressursene våre kan bruke mer tid på fremtidsrettede analyser og oppgaver.
For Johansen er det spesielt gledelig at selv om innleieperioden er midlertidig, er endringene varige.
– Med disse effektiviseringene klarer vi oss med nåværende bemanning i mange år til. Vi er rett og slett langt bedre rigget for vekst.
Lyst til å ta en prat, kontakt Robin Aleksander Olsen
