Høsten er i anmarsj – har du kontroll på hvor mange feriedager dine ansatte har til gode?

De fleste ansatte har avviklet ferie tidligere i år. Mange har sikkert brukt opp all sin ferie, men det er veldig vanlig at ansatte har feriedager til gode mot slutten av året. Dette kalles for «restferie» i ferieloven. Hva gjør du med disse feriedagene?

Som arbeidsgiver har du en plikt til å sørge for at dine ansatte får ferie i løpet av året. Derfor er tiden inne nå for å finne ut av status på hvor mange dager ferie dine ansatte har til gode! Du må bestemme deg for om du skal pålegge ansatte å avvikle alle feriedagene innen årets slutt, eller om du skal akseptere overføring av feriedager til 2026 for de ansatte som ønsker det.

Og husk, ansatte kan kreve underretning om fastsatt ferie tidligst mulig og senest 2 måneder før ferien starter. Tiden er derfor inne nå til å planlegge restferien!

Ferielovens regler er klare!

Ferieloven legger opp til at ansatte skal ha full ferie i løpet av året, og ansvaret for å sørge for dette er tillagt deg som er arbeidsgiver, jf. ferielovens § 5:

§ 5.Feriefritidens lengde

(1) (Den alminnelige feriefritid)

Arbeidsgiver plikter å sørge for at arbeidstaker gis feriefritid på 25 virkedager hvert ferieår.

Det er likevel ikke uvanlig at ansatte ikke får avviklet hele årets ferie i løpet av året. Hvilke plikter har du som arbeidsgiver i slike tilfeller? Har den ansatte noen plikter i denne sammenhengen?

Kan levere bedre tjenester!

Men først – hva er forskjellen på lovfestet ferie og avtalefestet ferie?

Det kan være greit å avklare noen begreper før vi ser konkret på reglene for restferien.

I henhold til ferieloven har ansatte rett til 4 uker og 1 dag ferie i løpet av ferieåret. De ansatte som er eller som fyller 60 år i løpet av ferieåret, har i tillegg rett til en uke ekstra ferie. Det vil si at de har 5 uker og 1 dag ferie, slik ferieloven legger opp til.

De aller fleste arbeidsgivere i Norge, har avtalt mer ferie enn det ferieloven legger opp til. Det er helt vanlig med 5 uker ferie, og 6 uker ferie for de som er eller fyller 60 år i løpet av ferieåret.

Ekstraferien utgjør 5 virkedager (om det regnes 6 dager pr uke), eller 4 ekstra feriedager (om det regnes med 5 dager pr uke).

Hvordan skal du forholde deg til disse ekstra dagene i forbindelse med ferieplanleggingen for dine ansatte?

Der hvor ferieloven setter klare begrensinger på hva som er mulig å gjøre med feriedagene, både med hensyn til overføring og utbetaling av feriedager, styres ikke de avtalefestede feriedagene av ferieloven.

Arbeidsgivere står derfor noe friere ved planlegging av uttak av disse ekstra feriedagene, sammenlignet med de lovfestede feriedagene. Spesielt i forhold til overføring av ferie, som omtales nedenfor.

Husk at ansatte både har en rett og en plikt til å avvikle restferien!

Som nevnt har du som arbeidsgiver en plikt til å sørge for at ansatte får full ferie i løpet av året. Det betyr at du har «styringsretten» i forhold ferie, og pålegge ansatte å ta ut ferien. Dette gjelder uansett for de lovbestemte dagene. For de avtalefestede dagene, er det avtalen som bestemmer.

Denne styringsretten over plassering av ferien, gjelder også for restferien!

Ferieloven er også tydelig på at ansatte har rett på full ferie i løpet av året, noe arbeidsgiver må respektere. Restferien kan derfor kreves avviklet, og det er faktisk slik at de ansatte har også rett på at den lovregulerte restferien gis samlet! Men, det er du som arbeidsgiver som bestemmer tidspunktet for ferien.

Hvor mange dager utgjør restferien?

Her må det skilles på lovregulert restferie og avtalefestet (rest)ferie.

Ferieloven har regler om hovedferie og restferie. Hovedferien utgjør 3 uker, og ferie ut over disse 3 ukene, omtales i ferielovens § 7 som restferie.

Lovbestemt restferie er på 7 virkedager (ved 6 dagers uke slik ferieloven legger opp til), eller 6 feriedager (om man regner med 5 dager pr. uke).

Mange arbeidstakere har rett på 5 ekstra virkedager ferie/4 ekstra feriedager etter avtale. Disse feriedagene, reguleres ikke av ferielovens regler om restferie, men av arbeidsavtalen eller eventuelt tariffavtalen.

Avtale om overføring av ferie

Ferieloven åpner for at det kan avtales overføring av inntil 2 uker ferie til neste ferieår. Dette er altså ikke noe partene kan kreve, men det kan avtales. Avtalen om overføring må være inngått skriftlig og senest innen årets utløp.

- I slike tilfeller skal alle dagene overføres til neste år, også de dagene som overstiger 2 uker. Det er ikke anledning til å stryke feriedager ved årets slutt. Alle feriedagene blir med over til neste år, også dagene som overstiger 2 uker. Disse dagene har den ansatte rett på å få avviklet i løpet av neste ferieår.
- I slike tilfeller ligger det i kortene at den ansatte skulle ha avviklet hele ferien før årets slutt.
  
  Har den ansatte til tross for det feriedager til gode skal disse også overføres til neste år. Dette er dager den ansatte vil ha rett til å få avviklet neste ferieår.
- Dersom det er feriedager til gode pr 31.12, og det ikke er avtalt overføring av feriedager eller det er avtalt overføring, men mer enn 2 uker til gode, skal som sagt alle feriedager overføres.
  
  Dette er imidlertid i strid med ferielovens bestemmelser om ferieavvikling, og arbeidsgiver kan bli erstatningspliktig, jf. ferielovens § 14.
- Ferielovens strenge regler om overføring av feriedager gjelder de lovfestede dagene. For de ekstra feriedagene som er avtalt stiller det seg annerledes. Disse følger ikke ferieloven, men den avtalen eller tariffavtalen som er inngått. Fremgår det her at de ekstra feriedagene kan strykes ved årets slutt, er det helt ok og ikke i strid med ferielovens bestemmelser.

Maksimal overføring av ferie, innenfor lov og avtale

Det er altså slik at det «lovlig» kan avtales overføring av:

· 12 virkedager ferie med tillegg av 5 virkedager etter avtale = 17 virkedager ferie, eller dersom dere regner med 5 dager pr uke

· 10 feriedager etter loven med tillegg av 4 feriedager etter avtale = til sammen 14 feriedager

Hva med ansatte som er i foreldrepermisjon eller er/har vært syke?

Feriedager til gode pr. 31.12, kan skyldes at ansatte har vært syke eller vært i foreldrepermisjon.

I henhold til ferieloven § 9, kan ansatte som er 100% sykemeldt motsette seg at ferien avvikles under sykdommen. Det samme gjelder ansatte i foreldrepermisjon når det gis foreldrepenger fra NAV.

Skyldes feriedagene som er til gode dette, skal feriedagene likevel overføres til neste år. Dette er imidlertid ikke et brudd på ferieloven, da det er utenfor arbeidsgivers kontroll.

De avtalefestede dagene som er nevnt over, kan avtales strøket slik som nevnt over, også i slike tilfeller.

Ubrukte feriedager kan vel utbetales – eller?

Det at feriedagene ikke kan strykes, betyr også at de ikke kan «kjøpes ut». Feriepenger eller lønn for de dagene som overføres, blir med over til neste ferieår.

Strykes de avtalefestede dagene, er det helt ok å betale feriepenger eller lønn for disse.

Kan bli kostbart å ikke ha kontroll på ferien

Det kan bli en økonomisk belastning dersom feriedager har «hopet seg opp» for ansatte som fratrer stillingen. Ved fratreden skal alle feriepenger som er til gode utbetales.

Er alle feriepengene utbetalt, og det er trukket lønn for feriedagene, har den ansatte rett til å få tilbake dette lønnstrekket for de feriedagene som er til gode ved fratreden.

Har du ansatte med store feriesaldoer, og som slutter, kan det derfor medføre utbetaling av til dels store summer.

Glem heller ikke risikoen for erstatningsansvar ved manglende ferieavvikling, som er omtalt over.

Noen velmente råd!

· Vær tidlig ute (husk 2 månedersfristen for underretning av ferie)

· Lag en god ferieplan

· Husk det er din plikt som arbeidsgiver å sørge for at dine ansatte får ferie

· Ha god kommunikasjon med dine ansatte, eller tillitsvalgte om dere har det, og oppfordre de til å ta ut ferien sin

· Vær spesielt oppmerksom på de som har mange feriedager til gode

· Husk at ansatte har rett til å ta ut hele årets ferie innen årets utløp

· Dårlig planlegging kan i verste fall koste penger

Og glem ikke at ferie er sunt for kropp og sjel! Ingen er tjent med slitne ansatte, som ikke får den hvile de bør ha i løpet av året. Alle ansatte trenger avkobling, også fra jobben sin og deg som arbeidsgiver .