Drøbak og Frogn sokn etter pilotprosjekt med Aider: 70 prosent reduksjon i manuelle bilag
Det ble en ny hverdag for Per Ørjan Aaslid, kirkeverge i Drøbak og Frogn, da han flyttet lønn og regnskap til kompetansehuset Aider. Nå har han moderne økonomisystemer og et oppdatert regnskap. Men Aaslid er alltid på utkikk etter nye måter å effektivisere.
– I 2023 startet vi et pilotprosjekt sammen med Aider, hvor målet var å redusere antall manuelle bilag. Allerede ser vi svært gode resultater, sier kirkevergen.
Felles interesse
Det er ingen tvil om at manuell bilagsføring kan ta lang tid. Denne problemstillingen er kanskje særlig aktuell i menigheter, fellesråd og sokn, som typisk er preget av mye frivillig arbeid, kontanter i omløp, små innkjøp og mange pengegaver.
– Én ting er at dette er et tidssluk, men vi har også mottatt pengegaver som koster mer å bilagsføre enn de var verdt i kroner. Vi visste at vi kunne unngå den typen uheldige situasjoner ved å automatisere.
Dette var bakgrunnen for at Aaslid ønsket å bli med på nettopp en automatiseringspilot sammen med Aider, som i dag leverer lønn og regnskap til soknet.
Patricia Olsson
Regionsleder, Sørøst • Statsautorisert regnskapsfører
95 17 68 60 patricia.olsson@aider.no LinkedIn
– Det Aider bruker mye tid på, er også det vi bruker mye tid på. Dette var altså besparelser vi hadde en felles interesse av å finne. Sammen med Aider gikk vi dermed målrettet etter de lavthengende fruktene: Hva bruker vi mest tid på, og hvordan kan vi løse det?
70 prosent færre bilag
Den frukten som hang aller lavest, var altså de beryktede bilagene. Ikke en ubetydelig post for en stab som allerede er presset på både økonomi og kapasitet.
– Å automatisere bilagsflyten handler ikke bare om teknologi, men om rutiner. Gjennom dette prosjektet har vi måttet se på hvordan vi jobber lokalt, slik at bilagene vi produserer, kan gå mest mulig effektivt. Det gir direkte nytte gjennom lokalt redusert arbeidsmengde, og i tillegg får vi et enda mer oppdatert regnskap.
Det hele var ikke gjort i en håndvending. Men steg for steg har Aaslid og Aider jobbet seg frem til nye, effektiviserende prosesser. Og fasiten? I dag har soknet redusert manuell bilagsføring med så mye som 70 prosent.
– For eksempel blir alle gaver opptil 1000 kroner i dag automatisk bokført som gaver. Det betyr at vi helt slipper å ta i de bilagene, sier Aaslid og legger til:
– Mye av dette er mulig fordi Aider har høy systemkompetanse. Vi har en skog av løsninger, fra Vipps til Solidus og Ecclesia. Det er viktig for oss at Aider ønsker å ta våre behov på alvor og sørge for at disse systemene snakker sammen.
Store besparelser for fellesråd, menigheter og sokn
Mange av disse problemstillingene går igjen på tvers av fellesråd, menigheter og sokn rundt om i det ganske land. Kirkevergen kommer derfor til å dele av sine erfaringer i et brukerforum med andre fellesråd – og håper at deres erfaringer på sikt vil komme hele fellesskapet til gode.
– Vi er veldig fornøyd om folk vil lære av det vi har fått til her. Det vil i så fall føre til store besparelser på landsbasis.
Fremover vil også Aider tilby kurs og webinarer hvor de blant annet trekker fram lærdommer fra pilotprosjektet med Drøbak og Frogn. Følg med for datoer og påmelding!
