Fellesrådet har aldri brukt mindre tid på regnskap
Enkel skanning av bilag, null papirark og langt bedre arbeidsflyt. Det er blitt en ny hverdag for Drammen kirkelige fellesråd etter at de gikk over til ERP-systemet Xledger. – Vi bruker mindre tid på regnskap enn noen gang, sier Hans Jørgen Paulsen, økonomisjef i fellesrådet.
I utgangspunktet var skanning av bilag det viktigste kriteriet da Paulsen og kollegaene lette etter et nytt regnskapssystem. Men det var ikke bare enkelt å skulle velge i jungelen av tilbydere.
– Heldigvis for oss hadde kirkerådet gått ut med et anbud for å finne et felles økonomisystem for kirkene. Siden dette var en ferdigforhandlet avtale, var det enkelt for oss å koble oss på, forklarer Paulsen.
Patricia Olsson
Regionsleder, Sørøst • Statsautorisert regnskapsfører
95 17 68 60 patricia.olsson@aider.no LinkedIn
– Tilgjengelig uansett
Med god hjelp fra anbudsvinneren Aider tok det ikke lang tid før fellesrådet var i full sving med det nye fellessystemet. Nå trengte de ikke lenger et internpostbud som reiste mellom de 10 menighetsrådene og samlet inn bilag.
– Her i Drammen er alle rådene nå på den samme felles løsningen. Det har spart oss for mye tid og sikkert flere tonn med papir, sier Paulsen.
Men det nye systemet deres, Xledger, kunne selvsagt gjøre langt mer enn å skanne inngående og utgående transaksjoner. Gjennom rammeavtalen med kirken har Aider trimmet og optimalisert Xledger-løsningen spesielt for fellesrådene, og i dag går både avstemming, fakturering og årsoppgjør raskere enn noen gang.
– Det er til og med lettere når det kommer til revisjon. Alt vi trenger å gjøre, er å gi revisoren en rolle i systemet. I tillegg er det et stabilt system som responderer fort, og det er tilgjengelig uansett hvor du måtte befinne deg.
– En trygghet
Etter to år skulle det drammenske fellesråd oppdage nok en fordel ved å ha en partner som kompetansehuset Aider.
– Frem til 2019 hadde vi kjørt lønn in-house, men det var ikke optimalt at bare én person kunne en sentral oppgave godt nok til å utføre den. Det var for sårbart. Derfor valgte vi å kjøpe inn lønnstjenestene våre fra Aider, og det har fungert veldig bra, sier han og legger til: – Dessuten er det en trygghet å vite at de er der hvis det er noe.
– Alt er bra i skyen
Men stort sett er de selvgående. Så selvgående at da Aider under pandemien ringte for å høre om alt stod bra til, var svaret fra Paulsen et beroligende «selvfølgelig»:
– Vi bruker jo Xledger, så vi kan jobbe fra hvor som helst.
