Ferieplanlegging
Hvor god er du på å planlegge ferien for dine ansatte? Det er viktig å ha en god plan for avvikling av årets ferie, både av hensyn til deg som arbeidsgiver og ikke minst dine ansatte.
Som arbeidsgiver er du avhengig av en god plan for driften og bemanningen av din virksomhet. Sett fra dine ansattes ståsted, så har de behov for en forutsigbarhet for når ferien kan tas. Ofte er det også flere i familien som har behov for å samordne ferien, eller det er barn som har ferie som krever tilsyn.
En god plan for årets ferie er derfor viktig!
Det er også et krav at du som arbeidsgiver er litt «tidlig på ballen», da du må gi beskjed til dine ansatte om ferien i god tid.
I dette innlegget gir jeg deg en oversikt over hva du bør tenke når du skal planlegge dine ansattes ferie.
Først og fremst har du en plikt til å sørge for ansattes ferie
Ferieloven er lagt opp slik at det er du som arbeidsgiver som plikter å sørge for at dine ansatte tar ferie. Aktivitetsplikten er med andre ord tillagt deg som arbeidsgiver!
Den lovbestemte ferien ansatte skal ha er 4 uker og 1 dag, mens de som er 60 år eller eldre i ferieåret har 5 uker og 1 dag med ferie. I tillegg til dette har de fleste avtalt tilleggsferie, slik at ferien for de aller fleste i Norge er henholdsvis 5 uker og 6 uker.
Hovedferien er viktig!
I Norge er det ikke mange månedene det er godt og varmt, og derfor ønsker de aller fleste ansatte å ha ferie på sommeren. Dette har også ferieloven tatt hensyn til og laget regler for «hovedferie».
Denne regelen er utformet slik at ansatte kan kreve å få tre uker sammenhengende ferie i perioden 1. juni og til 30. september. Disse fire månedene kalles «hovedferieperioden».
Selv om ansatte kan kreve tre uker ferie i sammenheng i denne perioden, er det viktig å huske på at det er du som arbeidsgiver som bestemmer når i hovedferieperioden de ansatte skal få ferie.
Ansatte har også sine plikter, og rettigheter!
Selv om det er du som arbeidsgiver som skal sørge for at ansatte får ferie, så har også de ansatte plikter. Ansatte kan i utgangspunktet ikke nekte å ta ferie. Det betyr at dine ansatte som hovedregel skal avvikle full ferie hvert ferieår.
Her er det likevel viktig å være klar over at ansatte i noen tilfeller ikke trenger å ta full ferie. Dette er tilfelle når vedkommende ikke har nok feriepenger til å dekke opp det lønnsbortfallet som er under ferien. Under ferien har ikke ansatte ikke rett på lønn, og feriepengene skal dekke opp for dette lønnsbortfallet.
Dette kan for eksempel være aktuelt når den ansatte
· Har vært i arbeidslivet kun deler av året, for eksempel studert deler av fjoråret
· Har vært langvarig sykmeldt
· Har hatt permisjon uten lønn
· Har vært permittert
· Har skiftet jobb og gått opp i lønn
· Og lignende
Her er det viktig å huske på at ansattes anledningen til å «nekte» ferie, kun gjelder den ferien som ikke dekkes opp av opptjente feriepenger. De dagene som dekkes av feriepengene må den ansatte ta ut! En god ferieplanlegging tar også hensyn til ansatte med lite feriepenger! Hvis den ansatte til tross for lite feriepenger, ønsker å ta full ferie, så kan du ikke nekte den ansatte det.
Du må drøfte ferien med dine ansatte
Selv om det er du som arbeidsgiver som bestemmer ferien for dine ansatte, skal du likevel ta de ansatte med «på råd». Ferieloven krever at du drøfter fastsetting av ferien og oppsetting av ferielister med den enkelte ansatte eller dennes tillitsvalgte.
Dette skal gjøres «i god tid». Hva som menes med god tid er ikke spesifikt nevnt i ferieloven, men må sees i sammenheng med ansattes krav om varsling som er på 2 måneder. Omtales nedenfor.
Hensikten er at de ansatte skal ha en reell mulighet til å påvirke tidspunktet for sin ferie.
Blir dere ikke enige om ferien?
Du har lagt ferdig feriekabalen, og har lagt en god plan for ferien og sørget for at driften i din virksomhet går som planlagt også når dine ansatte har ferie.
Likevel kan det være at noen ansatte ikke er fornøyde, da de ikke har fått ferie når de selv ønsker. Hva gjør du i slike situasjoner?
Her er det viktig å vite at det er du som arbeidsgiver som har styringsretten. Har du sørget for at ansatte har fått tre uker i hovedferieperioden har du fulgt ferielovens regler.
En god personalpolitikk tilsier likevel at du tar ansatte seriøst, og går i dialog med tanke på å innvilge ansattes ønsker. Men, er ikke den ansattes ferieønske forenelig med virksomhetens drift er det du som bestemmer, og den ansatte må akseptere ferieplasseringen!
Husk å gi beskjed til dine ansatte om når de har fått ferie
Ansatte har behov for forutsigbarhet med tanke på når de får ferie. Derfor må du gi beskjed i god tid når ferien skal tas. Den ansatte kan kreve at du gir underretning om fastsatt ferie tidligst mulig og senest 2 måneder før ferien tar til.
Det er ikke noen regler om hvordan du skal underrette om fastsatt ferie. Jeg anbefaler likevel at dette gjøres skriftlig, slik at du i ettertid kan dokumentere at du faktisk har gitt beskjed.
Har du ansatte som ikke vil eller som nekter å ta ut ferien sin?
De fleste ansatte ønsker å ta ut ferien sin i løpet av året, i alle fall de aller fleste dagene.
Iblant hører vi likevel at ansatte ikke vil ha ferien sin, eller at de bare ønsker å ta ut noen få dager.
Spørsmålet jeg ofte får er om det er greit at ansatte ikke tar ut ferien. Og svaret på det er, nei det er ikke greit!
Ferielovens formål er soleklart, og det er at ansatte skal ha ferie i løpet av året for å få nødvendig hvile og avkobling. Sørger du ikke for det har du brutt ferielovens bestemmelser.
Hva med 60-åringene?
Når man blir 60 år så bestemmer man selv sies det! Og det stemmer delvis også når det kommer til ferie, men denne selvbestemtheten har likevel noen begrensninger.
Ansatte som er 60 år, eller fyller 60 år i løpet av ferieåret her en ekstra uke med ferie. Det betyr at de har enten 5 uker og 1 dag med ferie, eller 6 uker ferie. Dette er feriedager som skal avvikles i løpet av året, og som arbeidsgiver må du legge til rette for og sørge for at også «60-åringene» tar ferien sin.
Når det gjelder den ekstra ferieuken, er det slik at «60-åringen» selv bestemmer når denne skal tas, og dette kan ikke arbeidsgiver nekte. Dette forutsetter at den ansatte gir beskjed senest 2 uker før denne ekstra ferieuken skal tas.
For de øvrige feriedagene, så er det du som arbeidsgiver som bestemmer, innenfor de rammene som er nevnt over i innlegget.
Og husk, det er ikke noen ekstra adgang til overføring av ferie for de som er 60 år!
Kan likevel avtale overføring av feriedager til neste år
Som nevnt over skal de ansattes om hovedregel ha full ferie hvert år, eller minst de dagene som feriepengene dekker opp for.
I noen tilfeller er det likevel slik at det ikke har vært anledning til å ta ut hele ferien i løpet av året. Hva gjør du da?
Jo, ferieloven har regler for overføring av feriedager til neste ferieår.
Ferieloven har åpnet for at arbeidsgiver og arbeidstaker kan avtale overføring av 2 uker lovfestet ferie til neste ferieår. Denne avtalen må være skriftlig og inngått innen årets utløp. Når det gjelder de fire avtalefestede dagene, er det normalt også mulig å avtale de overført til neste år.
Hva om det ikke er inngått avtale om overføring, eller det er flere dager enn de nevnt over til rest pr 31.12? Disse dagene skulle vært avviklet i løpet av året, men om de ikke er tatt ut må de overføres til neste år. Ansatte mister altså ikke sine feriedager.
De eneste dagene som kan strykes og godtgjøres med lønn eller feriepenger er de fire avtalefestede dagene.
Lyst til å ta en prat med oss, kontakt oss her
