Derfor kan det lønne seg å bytte økonomisystem i 2021
Det er en tykk skog av regnskapssystemer der ute. Har du tenkt over om det du bruker i dag, egentlig er det rette for deg? Hvis ikke får du noe å tygge på nå. Her er hvorfor det kan lønne seg å bytte økonomisystem i 2021.
Bli kjent med Aider! Kontakt oss i dag
I dag markedsfører mange økonomisystemer seg med at de har svært enkle brukergrensesnitt. Du trenger bare et par klikk her – og et par tastetrykk der. Regnskap har aldri vært enklere! Realiteten, derimot, er gjerne litt annerledes.
– Det vi ofte ser, er at det ikke er fullt så enkelt allikevel. Det er litt som når noen forteller deg hvor enkelt det er å bygge sin egen platting – du trenger jo tross alt bare noen plankebiter og et par verktøy. Men hva når det dukker opp noe uforutsett? Da behøver du fortsatt en kvalitetssikring, sier Kristin Grøtte og Rolf Eivind Berntsen, seniorkonsulenter i Aider.
Bytte økonomisystem – mer (fri)tid
Noe Grøtte har opplevd mange ganger, er at brukere har fått anbefalt sitt økonomisystem av fornøyde venner eller bekjente.
– Det er jo bra at folk sprer ordet om løsninger de er fornøyd med. Men det er ikke sikkert at den som anbefalte det, jobber på samme måte som deg. Kanskje er verktøyet som funker for han eller henne langt fra optimalt for deg, uten at du nødvendigvis kjenner det på kroppen.
Samtidig er det en naturlig tanke at hvis du driver for deg selv, trenger du bare det enkleste systemet. Du kan tross alt gjøre mange av de tunge løftene selv.
– Men det er jo nettopp da du ikke skal måtte bale med transaksjoner og avstemminger. Tiden din er langt mer verdt når du kan bruke den på drift og salg, og jeg tror mange glemmer den alternativkostnaden. For ikke å snakke om at du kjøper deg fritid, dersom dette er noe du sitter med i helgene eller utover kveldene.
Dette bør du spørre deg selv
Så hvordan kan du egentlig vite om du bør bytte økonomisystem? Uansett om du driver for deg selv, eller jobber i et stort selskap, er det noen spørsmål du kan stille, mener Grøtte:
– Hvor god kontroll føler du at du har? Hvor mange regnskapsmessige bekymringer har du? Får du egentlig informasjonen du har behov for, og bruker du mye tid på bilagsføring og annet manuelt arbeid?
Det er kanskje lett å tenke at regnskap er noe herk uansett. Men både Grøtte og Berntsen, som har jobbet med effektivisering i en årrekke, mener mye kan løses ved å bytte til et moderne system.
– Kunstig intelligens kan allerede ta hånd om mye av det folk bruker tid på å taste inn. Og hvis du er et mellomstort selskap med intern økonomiavdeling, risikerer du rett og slett at konkurrentene tar deg igjen om du har et ERP-system uten automasjon, sier de samstemt.
Alltid oppdatert
Et annet stort skille når det kommer til valg av ERP, er å gå fra å etterregistrere historiske tall til å være helt à jour – ja, kanskje til og med ha treffsikre fremtidsprognoser.
– Du skal ikke vite hva som skjedde for 2 måneder siden, men hva som skjer om 2 måneder. Innsikten skal være løpende, og aller helst prediktivt, sier Berntsen.
Og når styringsdatagrunnlaget blir bedre, får du bedre lønnsomhet – og bedre kontroll på utviklingen. Er selskapet i sterk vekst, er dette spesielt viktig.
– For ambisiøse selskaper handler det om å legge til rette for veksten. Da trenger du robuste, moderne og skalerbare systemer som tar i bruk digitaliseringens potensial. Når du vokser ut av de interne rutinene dine, trenger du all den bistanden du kan få, både fra teknologi og folk.
Mer enn teknologi
«Folk» er et annet stikkord for Grøtte, som mener du ikke bare må se på teknologien bak systemet. Det handler like mye om å ha en regnskapsfører som involverer seg.
– Disse tingene henger selvsagt sammen. Har du et økonomisystem med store automatiseringsmuligheter, frigjør du tid fra transaksjonsbehandling på en måte som lar regnskapsføreren rådgi der de har høy kompetanse, forklarer hun.
Seniorkonsulenten mener at dersom regnskapsføreren din ikke har kommet med et eneste forslag til forbedring, er det noe som er galt.
– Hvis det bare er krav og mas fra den kanten, er det et tegn på at du bør ta grep, sier Grøtte og avslutter:
– Du skal bli glad når du får en mail fra regnskapsføreren din.
