Fellesrådet i Bærum baner vei for standardisering: Alt skal strømlinjeformes
Stadig flere fellesråd ser verdien av å knytte seg til Aiders skreddersydde ERP-løsning. En av dem som tråkker opp veien mot stordriftsfordeler, er fellesrådet i Bærum. – Vårt ønske er at alle som kommer etter oss, skal kunne høste disse gevinstene raskt, sier Stein Bjertnes, økonomisjef i Kirkelig fellesråd i Bærum.
Med nærmere 160 lønnsslipper i måneden – og cirka 100 årsverk på tvers av 10 menigheter – er det bærumske fellesrådet et av landets største. Det betyr også at gevinstene ved effektivisering er store.
– Vårt utgangspunkt for alt er at jobben skal bli mest mulig strømlinjeformet. Et godt system tar deg langt på vei, resten handler om gode prosesser, sier Bjertnes.
Patricia Olsson
Regionsleder, Sørøst • Statsautorisert regnskapsfører
95 17 68 60 patricia.olsson@aider.no LinkedIn
– Sparte penger på å outsource lønn
Spesielt effektive pleide ikke alle prosessene å være. Avtaler for frivillig arbeid og enkelthonorarer ble laget ad hoc. Kontrakter ble etterspurt via mail og ekstraarbeid var dagligdags. Slik er det ikke lenger.
– Nå er alle som skal ha lønn, registrert i personalsystemet. Herfra sendes de faste dataene over til Tid, «stemplingsuret» vårt, hvor alle registrerer timene sine. På slutten av måneden kontrolleres disse og leses over til lønnssystemet. Er alt OK, er det ingen som ser disse tallene igjen før lønna er på kontoen, forklarer han.
I tillegg til Xledger, som Aiders løsning for fellesrådene er bygget på, benytter teamet seg av SD Worx og forsystemet Tid. Selve lønnskjøringen er det Aider som tar seg av.
– Vi har outsourcet lønnskjøringen fordi det rett og slett er billigere og mer rasjonelt. Til sammen sparer denne riggen oss masse tid på samhandling, og i tillegg vet vi at det juridiske alltid er på plass.
Effektivisering og forenkling
Hele veien har målet vært å skape en enklere arbeidshverdag, og fra dag én har fellesrådet samarbeidet godt med Aider i både utvikling og implementering av løsningen.
– Vi ser masse muligheter i dette systemet. Allerede har vi effektivisert og skapt bedre flyt på flere områder innen fakturering, timeregistrering og lønn, men vi har flere planer. Blant annet skal vi gjøre langt mer med rapporter og PowerBI på sikt, forklarer økonomisjefen.
Han ser at flere fellesråd kunne høstet stordriftsfordeler ved å koble seg på fellesløsningen:
– Mange menigheter kjører lokale lønnsregnskap fordi de også finansierer egne stillinger. Med modulen vi har vært med på å utvikle, ligger fakturaen hos menigheten samtidig som vi kjører lønnsslipp. Det er en stor besparelse som forenkler menighetsregnskapene, og dette er nå blitt en del av denne løsningen, sier Bjertnes og avslutter: Det viser kraften i standardisering.
