Nå er det ikke lenge før dine ansatte skal ut i en deilig og velfortjent ferie! Feriekabelen er lagt, og du har sørget for å planlegge ferien for dine ansatte. Jeg tipper de fleste ansatte har fått innvilget sine ønsker om ferietidspunkt, og du har lagt til rette for at driften går som planlagt gjennom sommeren.
Det oppstår en situasjon hvor du har behov for å ha flere ansatte på jobb i sommermånedene. «Nå er gode råd dyre»! Hvordan skal jeg gå fram for å få nok folk på jobb til å redde denne oppståtte situasjonen. Kan jeg bare kalle tilbake ferien for ansatte? De har jo innrettet seg i forhold til den planlagte ferien. Hva med de som har startet ferien, og som jeg gjerne vil ha tilbake på jobb?
Ferieloven åpner for at du kan endre ferien for ansatte. Både for de som allerede har startet ferien og de som ennå ikke har begynt sin ferie. Det skal en del til og loven stiller, naturlig nok, strenge vilkår for arbeidsgivers adgang til slik endring. Så hva skal så til for å endre fastlagt ferie?
«(3) (Endring av fastsatt feriefritid, erstatning mv)
Tiden for ferieperiode som arbeidstaker har mottatt underretning om, kan endres av arbeidsgiver hvis det er nødvendig på grunn av uforutsette hendinger. Slik endring kan bare foretas når avvikling av den fastsatte ferien på grunn av uforutsette hendinger vil skape vesentlige driftsproblemer, og det ikke kan skaffes stedfortreder.
Arbeidsgiver skal på forhånd drøfte spørsmål om endring med arbeidstaker. Arbeidstaker har rett til å la seg bistå av en tillitsvalgt under drøftingen. Under drøftingen plikter arbeidstaker å gi opplysninger om merutgifter som vil bli krevet erstattet.»
Alle punktene må være oppfylt for at arbeidsgiver skal kunne gå til det skrittet å endre ferien.
Men, hva ligger i de ulike vilkårene?
Reglene om endring av ferie gjelder for ferie ansatte har fått underretning om. Dvs. der hvor ferien er fastsatt og ansatt har fått beskjed.
Er ferien bestemt av arbeidsgiver, men ikke meddelt den ansatte, kan arbeidsgiver endre ferien innenfor de ordinære rammene i ferieloven.
En ansatt anses å ha fått underretning når meldingen er «kommet til adressatens kunnskap». Det betyr at ansatt både må ha mottatt meldingen, og forstått innholdet av den.
Det er et krav at endring av ferien er nødvendig på bakgrunn av uforutsette hendelser.
Hva er så en uforutsett hendelse?
Det må være en situasjon som arbeidsgiver ikke er «herre over», og som det ikke kunne tas hensyn til ved fastsettelse av den opprinnelige ferien.
At ansatte sier opp stillingen, eller at ansatte blir syke er i utgangspunktet ikke ansett som uforutsette hendinger. Dette hører til normal og er ikke noe ekstraordinært. Dette er situasjoner arbeidsgiver må være forberedt på. Men, det kan jo være tilfeller hvor både sykdom og oppsigelse medfører vesentlige driftsproblemer, og da kan det stille seg annerledes.
Den eller de uforutsette hendelsene må påføre arbeidsgiver vesentlige driftsproblemer dersom den planlagte ferien for ansatte går som avtalt.
Her er det viktig å være klar over at det ikke er nok at det er driftsproblemer, men driftsproblemene må være vesentlige.
Det er ikke definert i ferieloven hva dette innebærer, men det må vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle. Driftsproblemene må uansett være av et visst omfang og kunne medføre store eller alvorlige følger for arbeidsgiveren.
Før arbeidsgiver kan endre ferien for ansatte, er det også et krav at det ikke er mulig å skaffe stedfortreder for den arbeidstakeren som skulle ha avviklet sin ferie.
Her har arbeidsgiver faktisk en omfattende undersøkelsesplikt for å skatte en stedfortreder. Her er må nok arbeidsgiver både sjekke internt i egen organisasjon, og utenfor virksomheten om det er mulig å skaffe stedfortreder.
I tilfeller hvor arbeidsgiver skaffer en stedfortreder, men denne ikke helt erstatter den ansatte som er på ferie, kan dette likevel gjøre til at driftsproblemene går fra å være vesentlig til å ikke være vesentlige. I et slikt tilfelle er ikke vilkåret for endring av ferie oppfylt.
Før det tas stilling til om ansatte skal kalles tilbake fra ferie eller fastsatt ferie skal endres må spørsmålet om endring drøftes med de ansatte som berøres av endringen.
Her har arbeidstaker rett til å la seg bistå av en tillitsvalgt under drøftingene.
Under arbeidsgivers drøftinger må også den ansatte gi opplysninger om eventuelle merutgifter som vil kunne oppstå dersom arbeidsgiver endrer ferien.
Disse merutgiftene kan den ansatte kreve erstattet av arbeidsgiver.
Det er viktig at den ansatte gir disse opplysningene under drøftingene, da dette er opplysninger arbeidsgiver må har med i vurderingen av om ferien skal endres. Kostnadene arbeidsgiver plikter å erstatte må måles opp mot de driftsproblemene som forventes å oppstå.
Er vilkårene for endring av ferie oppfylt, må arbeidsgiver erstatte eventuelle merutgifter den ansatte blir påført som på grunn av endringen. Som nevnt over, er dette noe arbeidsgiver må ta med i betraktningen om ferien skal endres eller ikke.
Hvilke utgifter kan den ansatte kreve erstattet?
Dette fremgår ikke tydelig i ferieloven hvilke utgifter som kan dekkes, men det står tydelig at det kan kreves dekket “dokumenterte merutgifter”. Jeg tenker at det kan være:
Husk det er kun «dokumenterte merutgifter» som kan dekkes. Arbeidstaker kan ikke kreve erstattet andre utgifter som for eksempel oppreisning, tort og svie, velferdstap eller noen form for ulempeerstatning.
Poenget med erstatningen er at den ansatte skal stilles i samme økonomiske situasjon som om opprinnelig ferie hadde blitt avviklet som planlagt.
Dette er heller ikke omtalt i ferieloven. Men, i forarbeidene til ferieloven er dette omtalt noe. Her forutsettes det at erstatning for merutgifter gjelder for både arbeidstaker og dennes nærmeste familie.
Hva er så nærmeste familie?
I lovens forarbeider mener man med nærmeste familie de den ansatte har et økonomisk fellesskap med, og da i første rekke på den ansattes ektefelle og barn, herunder også adoptivbarn. Også samboere med felles økonomi omfattes av kretsen “nærmeste familie”.
Merutgifter som påføres øvrige reiseledsagere, kan imidlertid ikke kreves erstattet.
Som du sikkert skjønner så skal det en del til for at arbeidsgiver skal kunne endre ferien for ansatte. Jeg tenker at det er bra, da ferieloven er laget blant annet for å sørge for at ansatte får en og hvile og avkobling fra arbeidshverdagen.
Trenger du bistand, eller råd i forhold til ferie, så ikke nøl med å ta kontakt med din kundekontakt i Aider.
Les mer om vårt lønnsteam i Aider her!
