Akasien – nå kan den verdifulle tiden brukes på det som betyr noe – kundene
Digitaliseringen har nådd de fleste bransjer i dag, og begravelsesbyråer er intet unntak. Da Akasien begravelsesbyrå gikk over til Aider lettet det arbeidshverdagen til daglig leder Christian Kolstad Huse.
Trenger du et regnskapsbyrå? Kontakt oss
– Vi ønsker å være der for kundene våre, og nå kan vi bruke mer av tiden vår på det som er viktig, nemlig tett og personlig oppfølging. Vi skal være tilgjengelige, mer eller mindre hele døgnet. Det er viktig både for dem og for oss.
Akasien er et lite og personlig begravelsesbyrå med hovedkontor i Bærum, og kontorer i Asker og Oslo. For fem år siden valgte de å gå over til å bruke regnskapsbyrå. Valget falt da på Aider.
– Vi vurderte flere byråer. Aider og Gry Arvnes fremsto som både ydmyke og kompetente på samme tid. Vi valgte byrået ut fra deres forståelse av hvordan de kunne hjelpe oss, ikke hvilke datasystemer de så for seg å bruke.
I perioden Akasien har samarbeidet med Aider har de mer enn doblet omsetningen.
– I tillegg trenger ikke jeg tenke så mye på regnskap. Jeg vet at Aider sørger for at alt er riktig med hensyn til rapportering til myndigheter, at vi overholder frister og at alt er i orden med hensyn til rutinemessige funksjoner, sier Kolstad Huse.
Hard konkurranse
De siste årene har det dukket opp flere begravelsesbyråer, konkurransen er blitt hardere, og det har blitt vanlig å konkurrere på pris. Derfor er effektivisering viktigere enn noen gang, og Kolstad Huse innså at også Akasien måtte konkurrere på pris. De var nødt for å effektivisere og automatisere arbeidet med regnskapet- for å frigjøre mer tid til kundene.
– Alt som kan digitaliseres må digitaliseres- den muligheten måtte vi bare ta. Vi kan ikke bruke masse tid på regnskap, den tiden må vi bruke på kundene våre, forklarer han. Og med arkivgjennomgangen i forbindelse med innføringen av GDPR i 2018, så vi gevinstpotensialet ved videre digitalisering.
Kolstad Huse tok derfor kontakt med Aider og etterlyste større grad av effektivisering. Han trengte et system som var enkelt å bruke selv, og som ikke krevde for mye oppfølging. Han ble imponert over servicen, og hvor løsningsorienterte Aider var.
– Uten å nøle kaster de seg rundt og tilpasser seg kundens behov. De hadde en løsning klar allerede, og det viste seg at de kunne finne bedre løsninger på flere områder enn jeg spurte om. I tillegg var de flinke til å hjelpe meg som kunde til å bruke teknologien, sånn at jeg kan gjøre mer selv.
Bedre kontroll
Det har gått et år siden Akasien byttet regnskapsprogram, og Kolstad Huse er veldig fornøyd med PowerOfficeGo. Han synes implementeringen av programmet har gått veldig greit, og nå kan han følge faktureringen automatisk. De sparer også mer tid ved at ting går av seg selv, og de trenger mindre oppfølging.
– Før hadde vi månedlige møter for å ha kontroll på nåsituasjonen. Regnskapet oppdateres nå kontinuerlig, vi får status på resultater, kunde og likviditet, det er enkelt å hente ut rapporteringer og jeg har alltid kontroll på nåsituasjonen.
Han synes de er flinke til å oppdatere seg og følge med på utviklingen, og berømmer dem for kompetansen innen IT og automatisering.
– De kan gi oss råd i ulike sammenhenger, forklarer Kolstad Huse og fortsetter. – Har vi spørsmål om ting som lønn, arbeidsvilkår eller personal, så har Aider en spesialist på det. Men det viktigste av alt er tiden vi sparer. Nå kan vi gjøre det meste selv, regnskapet går av seg selv, og vi kan bruke tiden på det som betyr noe – kundene våre, avslutter Huse.
